Upload mit Duplikatprüfung
Belege per Drag-and-drop in den Jahresordner ziehen — die Duplikatprüfung schlägt an, bevor etwas doppelt in der Buchhaltung landet.
- Stapel-Upload
- Eingang / Ausgang getrennt
- Warnung bei Dubletten
KI-gestützte Belegverarbeitung
Vom Beleg zur fertigen Buchung — ohne Zettelchaos
RW-Projekt liest eure Eingangs- und Ausgangsbelege automatisch aus, verknüpft Rechnungen mit Zahlungen und übergibt saubere Buchungszeilen an Steuerberatung und Finanzamt. Ein Workflow, sechs klare Phasen, jederzeit nachvollziehbar.
- Ohne Kreditkarte testen
- Einladungsbasierter Zugang
- Hosting in der EU
rw-projekt.app/app/phasen
Offene Belege
12
-4 diese Woche
Verknüpft
86 %
+9 % zum Vormonat
Phase 44 · Verknüpfung
Nordlicht Logistik
1.761,20 € · 14.08.
Stadtwerke Nord
312,44 € · 09.08.
ablegen
Phase 55 · Kontrolle
Papierhaus Weber
89,90 € · 05.08.
CloudHost EU
240,00 € · 01.08.
ablegen
- Buchungsphasen
6
Buchungsphasen
Von Upload bis Ablage — jeder Beleg hat einen klaren Status.
- bis zur Extraktion
< 30 s
bis zur Extraktion
KI liest Betrag, Datum, Partner und Steuersätze aus dem Beleg.
- Exportformate
3
Exportformate
CSV für die Buchhaltung, PDF für die Ansicht, ZIP für alle Anhänge.
- doppelte Belege
0
doppelte Belege
Duplikatprüfung schon beim Upload — vor der Analyse.
Warum RW-Projekt
Buchhaltung scheitert selten am Wissen — sondern am Suchen
Der Aufwand entsteht zwischen Beleg und Buchung: sortieren, abtippen, zuordnen, nachreichen. Genau diese vier Schritte nimmt euch RW-Projekt ab.
Heute
- Belege liegen in Mail-Postfach, Ordner und Chat verstreut.
- Beträge, Daten und Lieferanten werden per Hand abgetippt.
- Zahlungen und Rechnungen finden sich erst beim Abschluss zusammen.
- Der Steuerberatung fehlen am Quartalsende die halben Anhänge.
Mit RW-Projekt
- Ein Dokumenten-Workspace mit Jahresbaum, Eingang und Ausgang.
- KI-Analyse extrahiert die Buchungsdaten direkt aus dem Dokument.
- Matching-Vorschläge verknüpfen Beleg und Zahlung schon im Alltag.
- Export als CSV, PDF und ZIP inklusive Ordnerstruktur je Eintrag.
Funktionen
Alles, was zwischen Beleg und Abschluss passiert
Kein Werkzeugkasten aus Einzelteilen: Upload, Analyse, Verknüpfung, Kontrolle und Export greifen in einer Oberfläche ineinander.
KI-Analyse der Belege
Die Analyse liest Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Geschäftspartner aus und schlägt die passenden Stammdaten vor.
- Positionen & Steuersätze
- Partner-Erkennung
- Markdown-Auswertung je Beleg
Buchungsphasen als Board
Ein Kanban über sechs Phasen zeigt jederzeit, welcher Beleg noch Arbeit braucht — inklusive Vor- und Zurückschalten mit klaren Regeln.
- Phasen 1–6
- Board & Phasen-Tabs mobil
- Nachvollziehbare Übergänge
Rechnung trifft Zahlung
Verknüpfungen entstehen manuell oder aus Vorschlägen — inklusive Barzahlungen und dem Auflösen falscher Zuordnungen.
- Manuelle Verknüpfung
- Barzahlung / Cash-Settlement
- Verknüpfung wieder lösen
Tabelle und Kennzahlen
Alle Buchungszeilen in einer filterbaren Tabelle, dazu ein Dashboard mit den Kennzahlen der aktiven Firma.
- Quartals- und Volltextfilter
- KPI-Karten
- Detailpanel je Rechnung
Export & Finanzamt
UStVA-Panels je Quartal und Exporte, die den Exportstatus direkt mitschreiben — damit nichts zweimal rausgeht.
- CSV für die Buchhaltung
- PDF der gefilterten Ansicht
- ZIP mit Ordner je Eintrag
Workflow
Sechs Phasen, die jeder im Team versteht
Die Phasen 1–3 gehören zum Dokument, die Phasen 4–6 zur Buchungsverknüpfung. Dadurch bleibt sichtbar, ob noch ein Beleg fehlt oder nur die Kontrolle aussteht.
- 1Dokumentphase
Upload & Analyse
Beleg hochladen, Firma und Richtung setzen, Duplikatwarnung prüfen. Die KI-Analyse startet im Hintergrund.
- 2Dokumentphase
Rechnung
Extrahierte Rechnungsdaten prüfen und korrigieren: Partner, Beträge, Steuersätze, Kostenstelle.
- 3Dokumentphase
Zahlungsbeleg
Kontoauszüge und Zahlungsbelege landen in derselben Pipeline und warten auf ihre Rechnung.
- 4Verknüpfungsphase
Verknüpfung & Buchungszeile
Rechnung und Zahlung werden verknüpft. Aus der Verknüpfung entsteht die Buchungszeile mit festen Hauptwerten.
- 5Verknüpfungsphase
Kontrolle
Vier-Augen-Blick auf die Buchungszeile. Ab hier erscheint der Eintrag in Tabelle, Export und UStVA.
- 6Verknüpfungsphase
Ablage
Abgeschlossen und archiviert — auffindbar über Jahresbaum, Filter und Export.
Phasen lassen sich vor- und zurückschalten — jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.
KI-Analyse
Buchungsdaten, die nicht abgetippt werden müssen
Jeder Beleg läuft durch dieselbe Analyse-Pipeline: Text erkennen, Felder extrahieren, Stammdaten vorschlagen. Ihr prüft nur noch — statt zu tippen.
- Extraktion von Rechnungsnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto
- Vorschläge für Lieferant, Kostenstelle und Rechnungsreferenz
- Jede Analyse bleibt als lesbare Auswertung am Beleg gespeichert
- Manuelle Korrekturen überschreiben den Vorschlag jederzeit
Extrahierte Felder
Analyse abgeschlossen- Rechnungsnummer
- 2026-04812
- Rechnungsdatum
- 14.08.2026
- Geschäftspartner
- Nordlicht Logistik GmbH
- Netto
- 1.480,00 €
- Umsatzsteuer 19 %
- 281,20 €
Matching
Rechnung und Zahlung gehören zusammen
Statt am Quartalsende zu suchen, entsteht die Verknüpfung dort, wo der Beleg sowieso bearbeitet wird. Auch Barzahlungen und Korrekturen sind vorgesehen.
- Vorschläge aus Betrag, Datum und Geschäftspartner
- Manuelles Verknüpfen direkt aus dem Board oder der Tabelle
- Barzahlung als eigener Abschluss ohne Kontoauszug
- Falsche Verknüpfungen lassen sich lösen, ohne Belege zu verlieren
Eingangsrechnung
Nordlicht Logistik GmbH
1.761,20 €
14.08.2026
Zahlung
Kontoauszug 08/2026
1.761,20 €
22.08.2026
Verknüpft · Buchungszeile in Phase 5
Abschluss
Ein Klick bis zur Steuerberatung
Die Tabelle ist die Wahrheit: Was ihr filtert, exportiert ihr auch. Der Exportstatus wird mitgeschrieben, damit klar bleibt, was schon raus ist.
- UStVA-Panels je Quartal aus den festen Buchungswerten
- Export folgt exakt dem aktiven Filter der Tabelle
- Exportstatus wird pro Eintrag gesetzt
- Anhänge als ZIP mit einem Ordner je Buchungseintrag
CSV
Buchhaltung
Buchungszeilen inkl. Steuersätzen und Referenzen.
PDF
Ansicht
Die gefilterte Tabelle als sauberes Dokument.
ZIP
Belege
Alle Anhänge, ein Ordner je Eintrag.
Kundenstimmen
Teams, die ihre Belege im Griff haben
Rückmeldungen aus Betrieben, die Buchhaltung nebenbei erledigen müssen — nicht hauptberuflich.
Früher haben wir jeden Monat zwei Tage mit Belegen sortieren verbracht. Heute prüfen wir die Vorschläge und sind vor der Mittagspause durch.
Das Phasenmodell hat die Rückfragen im Team beendet. Jeder sieht auf dem Board, ob ein Beleg noch Arbeit braucht oder nur die Kontrolle fehlt.
Der Export mit Ordnern je Eintrag hat unsere Steuerberatung sofort überzeugt. Nachfragen zu fehlenden Anhängen gibt es praktisch nicht mehr.
Sicherheit
Hosting und Datenbank in der EUFinanzdaten gehören nicht in eine Blackbox
Zugriff, Trennung und Ablage sind so gebaut, dass ihr jederzeit erklären könnt, wer was sehen darf.
- Zugang nur auf Einladung
- Keine offene Registrierung. Konten werden gezielt angelegt, jede Sitzung ist an einen Nutzer gebunden.
- Trennung je Firma
- Daten hängen an der aktiven Firma und sind auf Datenbankebene per Row Level Security getrennt.
- Belege verschlüsselt abgelegt
- Dokumente liegen in geschütztem Storage, Zugriff ausschließlich über signierte, kurzlebige Links.
- Nachvollziehbare Buchungswerte
- Buchungszeilen speichern feste Hauptwerte statt Ableitungen — was ihr seht, ist was exportiert wird.
FAQ
Häufige Fragen
Was Teams vor dem Start typischerweise wissen wollen.
Ersetzt RW-Projekt meine Steuerberatung?
Nein. RW-Projekt bereitet Belege, Verknüpfungen und Buchungszeilen so auf, dass die Steuerberatung sauber übernehmen kann. Die steuerliche Beratung und der Abschluss bleiben bei eurer Kanzlei.
Welche Dateiformate kann ich hochladen?
Typische Belegformate wie PDF sowie Foto-Scans. Mehrere Dateien lassen sich gemeinsam hochladen und anschließend gesammelt zur Analyse markieren.
Was passiert, wenn die KI etwas falsch ausliest?
Jedes Feld bleibt editierbar. Korrekturen überschreiben den Vorschlag und werden zu festen Buchungswerten — die Analyse bleibt zusätzlich als Auswertung am Beleg sichtbar.
Können mehrere Firmen parallel geführt werden?
Ja. Firmen werden in den Stammdaten angelegt, die aktive Firma steuert Dashboard, Dokumente, Tabelle und Export. Daten unterschiedlicher Firmen vermischen sich nicht.
Wie kommen die Daten zur Buchhaltung?
Über den Export: CSV mit den Buchungszeilen, PDF der gefilterten Ansicht und ein ZIP mit allen Anhängen, sortiert in einen Ordner je Eintrag. Der Exportstatus wird pro Eintrag gesetzt.
Wie fange ich an?
Der Zugang ist einladungsbasiert. Nach der Anmeldung legt ihr eure Firma an, ladet die ersten Belege hoch und arbeitet euch durch die Phasen — ohne Migrationsprojekt.
Der nächste Monatsabschluss kann der letzte lange sein
Meldet euch an, legt eure Firma an und schickt die ersten Belege durch die Analyse. Ihr seht den Unterschied schon beim ersten Stapel.