Datenschutzerklärung

Stand: [DATUM DER VERÖFFENTLICHUNG]

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Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage — gemäß DSGVO und österreichischem Datenschutzgesetz.

1. Verantwortlicher

Firma: [FIRMENNAME LAUT FIRMENBUCH]
Anschrift: [STRASSE UND HAUSNUMMER], [PLZ] [ORT], [LAND]
E-Mail: [DATENSCHUTZ-E-MAIL]

2. Rollenverteilung

Die Anwendung verwaltet Belege und Buchungsdaten. Dabei sind zwei Ebenen zu unterscheiden:

Konto- und Nutzungsdaten registrierter Nutzerinnen und Nutzer verarbeiten wir als Verantwortlicher.
Hochgeladene Inhaltsdaten (Rechnungen, Zahlungsbelege und darin enthaltene Angaben zu Geschäftspartnern) verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Unternehmens, auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO.

3. Verarbeitete Daten

Konto und Authentifizierung: E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Zeitpunkte von Registrierung und letztem Login, optionaler Anzeigename und Profilbild sowie Oberflächen-Einstellungen. Zweck ist die Bereitstellung des Zugangs, Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Registrierung erfolgt ausschließlich auf Einladung.

Belege und Buchungsdaten: hochgeladene Rechnungs- und Zahlungsbelege sowie die daraus extrahierten Angaben (Geschäftspartner, Belegnummer, Datum, Beträge, Steuersätze, Zahlungsdaten) und Stammdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Verhältnis zum Kunden sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO gegenüber in Belegen genannten Dritten.

Server-Logs: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource, Statuscode und User-Agent, zur Betriebssicherheit und Fehleranalyse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: [ANZAHL] Tage.

Es kommen keine Webanalyse-Werkzeuge, keine Werbenetzwerke und keine Social-Media-Plugins zum Einsatz.

4. KI-gestützte Belegauswertung

Zur automatischen Auswertung wird ein hochgeladener Beleg als Datei an einen externen KI-Anbieter übermittelt, der Text und Strukturdaten daraus extrahiert.

Anbieter: [NAME DES KI-ANBIETERS]
Verarbeitungsort: [REGION]
Übermittelte Daten: der Beleginhalt selbst, keine Kontodaten
Grundlage: Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

Der Anbieter ist vertraglich verpflichtet, übermittelte Inhalte nicht zum Training eigener Modelle zu verwenden. Ist kein KI-Anbieter konfiguriert, läuft die Auswertung in einem lokalen Mock-Modus; dabei verlassen keine Daten die Infrastruktur.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Supabase: Datenbank, Authentifizierung, Datei-Storage, Edge Functions — [REGION]
[HOSTING-ANBIETER]: Hosting der Weboberfläche — [REGION]
[KI-ANBIETER]: Belegauswertung (OCR/Extraktion) — [REGION]
[E-MAIL-VERSANDDIENST]: Transaktionsmails — [REGION]

Eine Weitergabe an andere Dritte erfolgt nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder mit Einwilligung der betroffenen Person.

6. Speicherdauer

Kontodaten: bis zur Löschung des Kontos, danach [FRIST] Karenz.
Belege und Buchungsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses, danach Rückgabe oder Löschung nach Weisung des Kunden. Aufbewahrungspflichten nach § 132 BAO und § 212 UGB treffen den Kunden als Unternehmer.
Server-Logs: siehe Punkt 3.

7. Rechte der betroffenen Personen

Ihnen stehen zu: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Anfragen richten Sie an [DATENSCHUTZ-E-MAIL].

Werden Ihre Daten als Inhaltsdaten im Auftrag eines Kunden verarbeitet, leiten wir Ihre Anfrage an diesen Kunden als Verantwortlichen weiter.

Beschwerderecht: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at

8. Cookies und lokale Speicherung

Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies und Local-Storage-Einträge gesetzt; eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich.

Anmelde-Cookies von Supabase (sb-…-auth-token) — ohne sie ist keine Anmeldung möglich.
rw-sidebar-collapsed — Zustand der Seitenleiste.
rw.documentSidePreview.expanded — Zustand der Beleg-Vorschau.
rw.invoiceTable.foreignMoneyColumnsHidden — Sichtbarkeit der Fremdwährungsspalten.

9. Datensicherheit

Übertragung ausschließlich über TLS (HTTPS).
Zugriffstrennung auf Datenbankebene über Row-Level-Security-Policies je Unternehmen.
Zugriff auf Belege im Storage nur für berechtigte Konten des jeweiligen Unternehmens.
Zugang nur nach Einladung, keine öffentliche Registrierung.
Serverseitige Rate-Limits auf schreibenden Endpunkten.